展会筹办全流程【最细】

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应该说商业展览筹办的整个进程，是一个推销策划的进程，而咱们一切的策划行为都离不开商场，由于咱们从事的是商业活动，因而，一切策划行为都要以商场为导向，策划应考虑从两方面下手，一是：营建实力，这儿是指运用各种宣扬、广告手法，营建商业空气，构成商场气势，并运用各种联络和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的商场推广和招展，终究令方针客户纷繁前来报名参展；二是：以专业的展览效劳，赢得买家和卖家的支撑和信赖；准则上是应该使80%以上的参展商都到达参展意图，使70%以上的观赏商都到达观赏作用为规范。商业展览的操作进程一般应分为三个阶段：

一、策划阶段
（一）项意图选定；
1． 执行项目商场调查；一般状况下要根据本地、本区域的经济结构、工业结构、地理位置、交通状况和展览设备条件等特色，首要考虑本区域的优势工业和主导工业，其次考虑要点展开中的职业，再次考虑政府扶持的职业。具体剖析职业商场状况，要摸清楚商场的归属，即属买方商场仍是卖方商场等；

2． 办展资源的整合；办展资源包含：资金、人力、物力（办公设备和通讯东西）以及信息资源和社会资源；

A． 信息资源--系指方针客户的信息量、协作单位的信息量，还有关于该项意图职业、工业的信息量；如：该职业展开趋势、该职业的热门话题、职业的亮点等；

B． 社会联络--系指与该展览所属职业的主办单位、主管部门的联络；与全国及海外协作伙伴、招展组团署理的联络；还有与各大专业媒体和群众媒体的联络等；

3． 同行对此项意图反应；同职业是否运营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项意图话，就须慎重考虑；

4． 该项目举行的时刻选定；准则上要避开国内外同类展览项意图举行时刻，防止抵触，特别是与该项意图品牌展览，两者的举行时刻最少要相隔三个月以上的；

5． 构思出题；项目断定后，展览名称出题需求有构思，并且要捉住职业的亮点和商场的特色，而进行出题。
（二）寻求支撑单位：
1. 寻求的意图--这是博览会成功的关键环节，寻求对口的主管部门和单位，

作为博览会的主办或支撑单位，其意图一，能够进步博览会的层次、规范和权威性；意图二，扩展博览会的影响力，招引媒体的广泛关注，便于打开新闻宣扬和炒作；意图三，进步职业号召力，利于组织方针客户参展和方针买家观赏；意图四，能代表职业的展开状况和趋势；意图五，能有用地构成项意图品牌效应，终究实现可持续展开战略；

2. 寻求的方针--职业的政府主管部门、职业的权威协会、具有广泛影响力的职业媒体等。
　　
（三）寻求协作单位--建立营销网络：
1.寻求的意图--这是博览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的协作单位，作为博览会的招展组团署理，其意图一，能进步博览会的影响力，加速信息的有用快速传递；其意图二，善用资源，优势互补，加速资源整合；其意图三，最大限度发掘新客户，强大参展队伍；其意图四，最大限度地下降招展本钱。

2.寻求的方针--媒体支撑单位：专业性、群众性、权威性等。

协作招展（组团）单位：当地职业协会、主办单位的分支组织、职业权威组织、办展组织（公司），还有是海外的署理组织（世界展）的建立。

3.协作单位条件的要求：
(1)能实在有用地展开组团作业;
(2)在该职业有较高的诺言和威望;
(3)有一定的组团招展经济实力;
(4)能指派专职人员担任该项作业;
(5)有丰厚的招展组团作业经历.
二、施行阶段
（一）广告攻势；
宣扬是一种单向的信息传递,即博览会组织者单独向地向潜在方针客户传达展览信息，而广告的优势是令信息能够传达的很广泛。宣扬的首要方法包含：媒体广告和户外广告。

媒体广告（包含：专业媒体，如：报纸、杂志、网站等；群众媒体，如：电视、电台、主导性报纸等）--主办者应环绕展览不同的卖点和亮点来进行宣扬，按区域、分职业地规划制造不同的软广告和硬广告；除此之外，咱们还能够经过新闻发布会、职业研讨会等方法制造新闻题材，或对牵头参展的职业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传达博览会信息，来进行新闻炒作。

户外广告则是运用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业大街和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣扬布幅、彩旗等方法，进行广泛宣扬。其意图是营建博览会的气势，构成广告宣扬攻势。现代会议操作越来越重视宣扬广告的投入力度和宣扬质量，那么本人则以为广告宣扬的作用，是博览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有用方法。

广告宣扬就象一场战争中的战略兵器：飞机、导弹、核弹、航母等，有"冲击面广、威慑力大、杀伤力强"等特色，是赢得现代战争的最首要的兵器。　
（二）招展和组团作业；
如果说宣扬广告是博览会的战略性兵器，那么招展和组团作业就起到陆战队的作用--攻城略地。招展和组团的方法首要是依*联络手法--一种双向的信息交流方法，即主办单位与潜在客户和方针客户之间的双向地交流信息。它的优势是信息能够浸透的很深化，能清楚地了解状况，把握第一手材料。招展和组团作业必须要坚持：一个中心、两个基本点的准则。一个中心是：以优异的专业效劳得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（观赏商），二是着眼于卖家（参展商）。咱们一切的作业都要环绕以上准则来展开：
寻求支撑及帮忙单位--建立展览营销网络；

组织施行的具体作业项目；
　　（1） 仔细做好项目预算。
　　（2） 搜集可能参展的企业名录，或叫展商方针名录，建立信息库。
　　（3） 宣扬材料的ＣＩ规划、制造，及发送调查表、咨询表。
　　（4） 主办单位打印文件下发。
　　（5） 运用新闻发布会、酒会，介绍及协作商场的宣扬文章（软广告）。
　　（6） 运用各种媒体做宣扬广告（硬广告）。
　　（7） 电话联络或发送传真件，并经过因特网发布信息。
　　（8） 印刷宣扬材料一般有：
　　a.招展邀请函、咨询函、调查表等
　　b.展商须知（或参展手册）
　　c.招商邀请函
　　d.门票
　　e.会刊
　　f.纸袋
　　g.博览会展开陈述、发掘--潜在的参展企业、大的参展商。
　　（9） 对展商方针名录的剖析研讨、挑选和鉴别，发送招展邀请函、咨询函、调查表等。
　　（10） 上门访问一些首要的牵头参展企业。
　　（11） 联合可能协作的同行，采纳让利的方法，协作招展。
　　（12） 展位的出售组织及布置。
　　（13） 搜集尽范围可能的观赏商名录，或叫买家方针名录，有计划地发送登记表和门票。
　　（14） 与博览会有关的各项广告搜集作业。
　　（15） 展览工程事务和展具租借的预订作业。
　　（16） 展览现场的气氛营建（现场的布置、开幕式组织、开幕广告等）。
　　（17） 展览现场的优质效劳（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调作业）。
　　（18） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品组织。
　　（19） 博览会有关数据、信息的计算和搜集。
　　（20） 着眼于第二届的预告宣扬作业。
3.组织施行进程的阶段区分：
　　从展商的角度区分：
　　（1）开端知道博览会阶段。
　　（2）进一步了解博览会阶段。
　　（3）被博览会招引阶段。
　　（4）拍板决议参展阶段。
　　（5）展览施行阶段。
　　从主办单位作业区分：
　　（1）信息发布阶段：
　　a.发送调查表；
　　b.发送咨询表；
　　c.发送邀请函。
　　（2）营建气氛阶段：
　　a.媒体广告、文章宣扬；
　　b.新闻发布会、酒会及研讨会；
　　c.主办单位文件下发对口企业；
　　d.电话、传真、网络广泛宣扬；
　　e.第2次发邀请函；
　　f. 协作单位发邀请函。
　　（3）与展商直接联络阶段：
　　a.电话、传真、电子邮件；
　　b.访问要点客户；
　　c.协作单位一起开端招展作业。
　　（4）与展商洽谈阶段：
　　a.电话；
　　b.约见；
　　c.访问；
　　d.传真；
　　e.发送准备进展陈述；
　　f.发送门票。
　　（5）展览效劳阶段：
　　a.广告搜集；
　　b.工程预订展具作业；
　　c.招商广告组织；
　　d.招商邀请函；
　　e.招商门票发放；
　　f.现场营建气氛；
　　g.发送各种类型的调查表；
　　h.着眼于第二届的宣扬；
　　i.现场的专业效劳。

三、展后阶段
展后作业一般分三个阶段进行：展后盯梢阶段、总结阶段和评价阶段。
（一）展后盯梢阶段；
展后的盯梢效劳首要是针对参展商和重要的观赏商而进行的，其意图有三个：
　　1.加深方针客户的形象；
　　2.建立博览会品牌形象；
　　3.为下一届博览会作预告宣扬。
展览结束不久，参展商和观赏商对展览的形象仍在回忆中，如果此刻捉住机会，深化与客户展开联络就简单多了。回忆是形象的连续，形象是在博览会上留下的，回忆是在盯梢效劳作业中加强的。盯梢效劳做得越早，作用就越显着，如果在博览会闭暗地不敏捷联络，方针客户就会失掉在博览会上发生的热心，这也就意味着将失掉这些客户。在美国就有组织专门研讨参展商和观赏商回忆率的改变，有以下的发现：参展商和观赏商在博览会闭暗地5周对展览状况的回忆从100%敏捷下降到约60%，之后回忆有所反弹，研讨人员则以为反弹的原因可能是主办单位的盯梢效劳开端起作用。那么，咱们的盯梢效劳应该做哪些作业呢？

展后盯梢首要的作业是：

1.感谢作业--对象是一切的参展企业、重要的观赏商和支撑单位、协作单位以及曾给予博览会大力支撑的媒体，都应该给予感谢。关于重要的客户，咱们能够采纳登门称谢，乃至经过请客方法表示谢意。人类毕竟是爱情的动物，咱们举行的博览会的意图就是能给他们供给一个情感交流的场所，让他们从心里面喜爱这个地方、喜爱这个活动和喜爱这种效劳，都情愿来这儿见面谈生意；

2.媒体盯梢报道--首要是对博览会进行一个回忆性的报道，将有关状况、有关的计算材料数据，供给给新闻界炒作，进一步扩展博览会的影响；博览会的各类计算数据包含--a.展览环境如：观赏人数、专业含量、平均观赏时刻等；b.展览作用如：展位布局、成交额、展商和观众的反应定见等；

3.发布下届展览信息；

4.给展商发放展后定见调查表、咨询表。
（二）总结阶段；
展后总结作业不是独立的事务作业，而是办理作业的组成部分，总结的功能作用是计算收拾材料，研讨剖析已做过的作业，为未来作业供给数据材料、经历和主张。因而，总结对运营和办理有着重要含义和作用。

一般展后总结分三部分：
从准备到展开中的各项作业总结；
效益剖析和本钱核算；
项目商场调查--本博览会在商场同类项目中所占的商场分额、优劣势比较、竞赛状况等。
（三）评价阶段；
评价作业的作用和含义在于为判别已做过的一切作业的功率和作用，供给规范和定论，并为进步今后作业的功率和作用，供给根据和经历。

现在在国外，特别是德国、意大利、法国等一些展览业兴旺的国家，该职业早已实行专业化和工业化运营，业内的分工非常细化，非常专业，并且还派生出许多专业的展览效劳公司，如：展览广告公司、布展公司、策划公司、顾问公司、评价公司等，专门为展览主办单位供给策划、猜测、计算和评价等专业的展览效劳。事实上现在在国内，咱们所看到许多博览会的主办单位，在展后都几乎没有作任何评价作业，致使办展水平一向原地踏步或日渐式微。评价作业应该是在博览会议开前一个月进行，主办单位要建立专门的评价小组，并指定专人担任操作，搜集博览会各种材料，然后作出猜测和计算，搜集和计算的项目要有一致性，并坚持运用一种规范方法，而不要常常改换方法和规范，这样将有助于进步评价作业的准确度、实用性和连续性。

展览是一项投入比较大的运营活动，主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行准备作业，每次展览都会有许多名贵的经历和经验，体系地评价，如：对本钱效益的评价、宣扬质量作用的评价、招展署理完结方针使命的评价、主办单位是否具有预计的号召力的评价等，将有利于咱们发现问题、改进作业和进步功率。